Et møte på det primære anlegget som en hendelse finner sted like før hendelsen begynnelsen. Deltakere inkluderer vanligvis primære arrangør, representanter for arrangementet arrangør/vertsorganisasjonen, avdelingslederne på anlegget, andre anlegget ansatte etter behov og entreprenører. Dagsorden fokuserer på gjennomgang formål og detaljer om hendelsen, og gjør siste justeringer etter behov.