Setkání na primární zařízení jakou událost proběhne těsně před začátkem akce. Účastníci obecně zahrnují hlavní pořadatelkou, zástupci organizátora/hostitelská organizace událostí, vedoucí oddělení v zařízení, pracovníky jiných zařízení podle potřeby a dodavatelé. Program se zaměřuje na revizi účel a podrobnosti o události a provádět konečné úpravy podle potřeby.